Cum devii „peste noapte” organizator de evenimente

Când afli „peste noapte” că vei fi organizatorul unui eveniment, iar tu n-ai făcut acest lucru niciodată, te cuprind emoțiile și simți cum broboane de transpirație îţi răsar pe frunte. Dar să vă explic ce s-a întâmplat.

La sfârșitul fiecărui an, firma la care lucrez obișnuiește să organizeze o ședință de analiză a activității urmată de o petrecere. Până aici totul este simplu, dar s-a complicat în momentul în care am fost chemată și mi s-a spus că eu voi fi organizatorul în acest an. Nu m-am putut abține să nu întreb de ce. „Maria…? Ea se ocupa de astfel de lucruri.” Maria este în concediu medical și, când va reveni la serviciu, va fi târziu pentru organizare. Ea m-a recomandat, de altfel. Mă gândesc că ar trebui să-i mulţumesc pentru așa favor, dar acum nu am ce face și întreb scurt „Unde va fi?” La fel de scurt mi se răspunde „Alege hotelul, dar să fie cu cazare în Poiana Brașov, ca de obicei.”

Vă spuneam că habar n-aveam ce trebuie făcut, că eram un simplu participant la astfel de evenimente și niciodată nu mi-am pus problema organizării lor. Mi-am amintit că Maria era ajutată de Camelia uneori, așa că am dat buzna în biroul ei să-mi dea câteva sfaturi. Camelia, o tânără de 27 de ani, mă ascultă cu atenție și-mi zice că putem rezolva totul fără stres, dar va trebui să stabilim rapid o strategie. Mă apuc de scris ca un elev conștiincios, iar după ce închid ușa în urma mea văd o luminiţă la capătul tunelului.

Scopul evenimentului și stabilirea perioadei de desfășurare

Evenimentul era stabilit clar de către conducere, ședință de analiza activității din ultimul an a firmei noastre și petrecerea celor 80 de angajați. Este începutul lui noiembrie și nu am mult timp la dispoziție deoarece evenimentul ar trebui să fie pe la jumătatea lunii decembrie.

Așa că primul lucru pe care-l fac este să trimit de pe calculator colegilor invitația de a participa la evenimentul din decembrie de la Poiana Brașov, cu mențiunea că voi reveni cu amănunte când voi știi mai multe detalii. Invitația mea are doar un rol informativ, în anii precedenţi participarea a fost de 100%, dar niciodată nu știi ce poate interveni.

Stabilirea bugetului

Șeful mi-a comunicat nivelul bugetului în care trebuie să mă încadrez. Dar pentru a putea face niște calcule ar trebui să știu exact cine va participa și cine nu poate lua parte la acest eveniment.

În urma emailului meu am primit și răspunsurile. Cu toții au confirmat participarea, dar voiau să știe dacă va fi același hotel. Le-am răspuns că acest lucru urmează să-l stabilesc cât mai curând.

Stabilirea locației

După două zile petrecute pe internet am găsit cazarea în Poiana Brașov ideală. Nu va fi la hotelul unde ne întâlneam deobicei pentru că așteptau să fie contactați de Maria de cel puţin o lună și, cum nu a făcut-o, au toate spaţiile de cazare închiriate în decembrie. În cele din urmă am găsit o locație minunată, Royal Boutique Hotel.

Royal Boutique Hotel

Cum l-am găsit? Am căutat pe Google salon de evenimente Brașov și am avut mare noroc că mai aveau locuri libere. Aici pot fi organizate evenimente corporate și private (întâlniri cu echipa de la muncă, nunţi sau aniversări).

La hotelul de 3* aflat pe strada Poiana Doamnei, la nr.4 se poate ajunge cu autocarul și este în apropierea lacului Miorița. Clădirea compusă din două corpuri dispune de suficiente locuri de cazare. Printre multele facilităţi pe care le oferă amintesc experienţa în organizarea petrecerilor și simpozioanelor, iar noi putem închiria sala de conferinţă de 120 de locuri dotată cu logistica necesară, asistența fiind asigurată de personalul propriu.

Royal Boutique Hotel

Hotelul aflat în apropierea pârtiei de schi dispune de parcare, de spațiu de depozitare a schiurilor, de saună, de sală de jocuri (biliard, remi, darts electronic, fotbal de masă, tenis de masă), terasă cu loc de joacă pentru copii. Camerele sunt dotate cu televizor LED, cablu tv, frigider, telefon fix, internet wireless, fierbător și termos. Se organizează lecții de călărie la centrul de echitaţie, drumeții, se pot închiria biciclete sau poţi face o plimbare cu sania sau cu trăsura. Vă spuneam că pârtia de schi este în apropiere, dar există o scurtătură și, dacă te încumeţi să cobori vreo 70 de trepte cam abrupte, scurtezi mult timpul cu drumul până la ea.

Și, ce poate fi mai plăcut pentru un iubitor al muntelui decât peisajul și natura sălbatică, schiul, urcatul treptelor la întoarcere și băutul unui ceai cald (preparat cu fierbătorul din dotare) în faţa focului din șemineu?

Ultimele detalii de organizare

Odată hotărâtă locația, împreună cu reprezentantul hotelului am stabilit meniul pentru petrecerea de după ședința cu angajații, ședință programată după micul dejun inclus în preţ. Transportul, ca în anii precedenţi, și-l asigură fiecare. Ne-am asociat mai mulţi colegi la o mașină și am împărțit cheltuielile.

Royal Boutique Hotel

Calculele îmi demonstrau că mă încadrez în bugetul alocat de firmă. Costurile vor trebui monitorizate tot timpul pentru a nu depăși estimările, iar în cazul în care s-ar întâmpla acest lucru, va trebui să iau măsuri rapide de remediere.

Stabilite toate acestea, mi-am anunţat printr-un email colegii de muncă, oferindu-le de această dată toate detaliile. O parte dintre ei cunoșteau locaţia, alții, nu, dar sper ca pentru toţi cazarea în Poiana Brașov, la Royal Boutique Hotel să reprezinte o evadare, o relaxare, un mod de cunoaștere în afara birourilor din firmă.

Sursa foto: hotelroyal.ro și balneomedica.ro

Probă sponsorizată de Royal Boutique Hotel Poiana Brașov.

Articolul Cum devii „peste noapte” organizator de evenimente a fost scris pentru SuperBlog, ediția de toamnă.

9 comentarii

      1. Pentru mine, un astfel de om este o comoară! Dar pentru alții, suntem îngrozitori, nesuferiți…că atâtea pretenții are🤣! Importantă ești tu, cum te simți tu! Eu și când mă apuc de gătit mi le ordonez, nu după culori🤣, dar totul este…la locul stabilit!
        Îmbrățișări!

        Apreciat de 1 persoană

Lasă un răspuns

Te rog autentifică-te folosind una dintre aceste metode pentru a publica un comentariu:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare /  Schimbă )

Fotografie Google

Comentezi folosind contul tău Google. Dezautentificare /  Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare /  Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare /  Schimbă )

Conectare la %s

Acest site folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.